Nyaralás céges autóval: ezek az okmányok mindenképp legyenek nálunk

A vállalatok jelentős részénél magáncélra is használható a céges jármű, így hosszabb belföldi vagy külföldi autózásnál az aktuális utazási szabályok mellett érdemes utánanézni annak is, milyen iratokat és kártyákat szükséges magunkkal vinnünk, mikor jár le ezek érvényességi ideje, és mi az, amit esetleg pluszban be kell szereznünk indulás előtt. Ehhez nyújt segítséget a flottakezelésben piacvezető LeasePlan alábbi összefoglalója.

Több mint másfél éve szinte hétről hétre változó szabályrendszerek szerint éljük életünket, így már rutinosak vagyunk a naprakész tájékozódásban, különösen, ha külföldi utazást tervezünk. Ilyenkor az első teendők között ellenőrizzük az adott ország hatályos egészségügyi szabályait és a határátlépés feltételeit. A mindennapi használat során azonban már ritkábban gondoljuk végig, hogy milyen iratokat is kell magunkkal vinnünk egy utazáshoz, különösen, ha céges kocsival szeretnénk menni.

Ezek nélkül egy tapodtat se!

Bárhová is utazunk alapszabály, hogy a jogosítvány, a forgalmi engedély és a személyi igazolvány – vagy EU-n kívül az útlevél – mindig nálunk legyen. Jogosítványunk érvényességét általában számon tartjuk, ám fontos, hogy a járványhelyzet miatti meghosszabbított érvényességi idő a határokon túl már nem él, így, ha lejárt jogsival állít meg bennünket a rendőr, komoly bírságra számíthatunk. Ha külföldre tervezünk menni autóval, semmiképp se halogassuk jogosítványunk megújítását.

Ezenkívül ne induljunk útnak, amíg nem bizonyosodunk meg az alábbi okmányok és kártyák meglétéről, és persze indulás előtt időben ellenőrizzük a lejárati idejüket is. Országonként eltérő lehet, hogy végül milyen dokumentumokat kérnek el tőlünk, ezért jobb mindent bekészíteni. A tervezett utazás előtt már legalább egy hónappal tájékozódjunk az adott ország rendelkezéseiről, a szükséges igazolásokról, és szánjunk megfelelő időt ezek beszerzésére.

Zöldkártya: A zöldkártya egy olyan nemzetközi bizonylat, amely igazolja a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás (KGFB) érvényességét és fedezetét. Fontos, hogy ez nem azonos a környezetvédelmi igazolólappal, a színe pedig a nevével ellentétben nem zöld, hanem 2020 óta már egy fekete-fehér A4-es formanyomtatvány. Erre az okmányra nemcsak külföldön, hanem belföldön is ugyanúgy szükség van, és a vezető köteles magánál tartani azt,

Indulás előtt legalább egy héttel mindenképpen ellenőrizzük, hogy a kártya igazolja-e az adott utazási időszakot, és ha véletlenül nem kaptuk meg az új kártyát, jelezzük a pótlási kérelmünket a biztosítónál vagy flottakezelt autók esetében a flottakezelő ügyfélszolgálatán. Amennyiben külföldi utazást tervezünk, érdemes a zöldkártyát elfogadó tagországok listájára is vetni egy pillantást, mivel, ha az adott célország nem szerepel a felsorolásban, akkor az ott előírt kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási szerződést, ún. határbiztosítást szükséges kötni. Néhány ország, például Ukrajna esetében, a belépéskor, közvetlenül a határon kell megvenni az ott töltött időszakra a biztosítást.

Cégautó-meghatalmazás és nemzetközi jogosítvány: A schengeni országokba történő utazások alkalmával már megszoktuk, hogy gond nélkül léphetünk át az országhatárokon. Ám külföldi utazásnál mindig tanácsos tájékozódni, hogy a célországban a határátlépésnél szükséges-e céges autónkhoz kapcsolódóan közjegyző által hitelesített meghatalmazást, esetleg nemzetközi jogosítványt bemutatni. Ráadásul vannak olyan országok, amelyek országelhagyási engedélyt is kérnek. Ezen dokumentumok és iratok igénylésének átfutási ideje több munkanapot is igénybe vehet, így utazás előtt már minimum két héttel indítsuk el a folyamatot.

Európai baleseti bejelentő lap: Időnként utazástól függetlenül is javasolt ellenőrizni, hogy az európai baleseti bejelentő lap megtalálható-e az autónkban, azonban hosszabb utazás előtt feltétlenül keressük elő az autó átadásakor kapott papírt. Külföldi betétlapozás esetén elengedhetetlen ennek megléte, ezért, ha nem találjuk vagy elhasználtuk, akkor pótoljuk azt.

Üzemanyagkártya: Az üzemanyag társaságok a használatban lévő kártya lejárta előtt jellemzően kiküldik az új érvényességi idejű kártyát, ám indulás előtt mindenképpen érdemes ellenőrizni a kártyán feltüntetett lejárati időt. Amennyiben az utazásunk időtartama alatt már nem lenne érvényes a tankolókártyánk, ezt jelezzük a céges flottamenedzserünknek az indulás előtt három héttel, tekintettel a kiállítás és postázás átfutási idejére, hiszen lejárt érvényességű kártyával nem tudunk tankolni, ami kellemetlen többletkiadáshoz vezethet a nyaralás alatt, a tankolások megnövekedett száma miatt kifejezetten.

Amennyiben a céges autónk használatához kapcsolódóan engedélyezett számunkra a külföldi tankolás, úgy a kártyánkkal automatikusan tudunk az adott üzemanyagtársaság töltőállomás-hálózatában tankolni. Arról, hogy esetünkben milyen területi hatályú az üzemanyag szolgáltatás és milyen töltőállomásokon fogadják el az adott kártyát, a flottamenedzserünktől tudunk információt kérni.

A biztonságos használat és a visszaélések megelőzése érdekében fontos, hogy az üzemanyagkártyát úgy kezeljük, mint egy bankkártyát. A PIN-kódot mindig tartsuk biztonságos helyen, sose írjuk rá a kártyára és soha ne osszuk meg harmadik személlyel sem.